Das Problem.
Viele Bäcker erhalten inzwischen gut 200 E-Mails am Tag. Wer hier nicht strukturiert arbeitet, geht in der E-Mail-Flut unter.
Was ist zu tun?
Für Tage, an denen ungestört etwas konzentriert bearbeitet werden soll, können Sie eine Abwesenheitsnotiz installieren. Dann ist niemand enttäuscht, wenn nicht wie üblich gleich geantwortet wird. Gewöhnen Sie sich an, die E-Mails nur noch zwei bis drei Mal am Tag zu checken. Doppelt-Lesen sollte vermieden werden. Zeitdieb-E-Mails tun Sie sich natürlich gar nicht bis zum Ende an. Wichtige E-Mails lesen Sie aber komplett und bearbeiten Sie auch zuende oder sortieren sie sinnvoll ein. Nutzen Sie die Funktion des E-Mail-Programms, Signaltöne abzustellen oder ein Aufpoppen neuer Nachrichten zu verhindern. Bei Outlook gibt es unter der Option „Regeln“ im Menüpunkt „Extras“ eine Auswahl an Sortiermöglichkeiten, zum Beispiel nach Absendern oder Betreff. Die Zahl der empfangenen E-Mails können Sie reduzieren, indem Sie sich in überflüssigen Verteilern löschen lassen. Mit etwas Selbstdisziplin können Sie auch die Empfänger ihrer E-Mails schonen, indem die Verwendung von cc auf ein nötiges Maß reduziert wird. Übrigens muss heute nicht mehr alles per E-Mail versendet werden. Protokolle von Projekten lassen sich zum Beispiel gut in einer Cloud speichern, zu der die Beteiligen Zugang haben.